各部门(单位)、直属公司:

为了加强实物档案科学管理,确保档案资源完整、安全与有效利用,各类档案做到应收尽收,应归尽归,更好地服务和推进国家治理体系和治理能力现代化,根据《中华人民共和国档案法》《重大活动和突发事件档案管理办法》和《银川市档案馆接收档案管理办法》等有关规定,现将加强实物档案整理移交工作有关事项通知如下:

一、提高站位,充分认识做好实物档案工作的重要性

实物档案是指机关、团体、企事业单位及其他组织或个人在公务活动中形成或获得的具有保存价值的包括奖杯、奖牌、印章、徽章、牌匾、纪念品、题词字画礼品等以物质实体为载体的历史记录。反映城市成长历史,更好地记载伟大时代、讴歌伟大时代、添彩伟大时代、助力伟大时代,集中展示银川经开区改革发展的辉煌成就,增强广大干部群众对园区发展的认同感、归属感和自豪感,完整地收集、管理实物档案,用生动、形象、直观的记录方式宣传园区经济、政治、文化、社会、生态文明建设取得的成就,充分展示银川经开区形象,具有十分重要而深远的意义。

二、压实责任,按要求做好实物档案的整理工作

按照档案整理要求,各单位对移交的实物档案进行收集、排列、修整、编号、编目,并编制符合档案规范的实物目录。

(一)收集范围

各立档单位自2011—2021年形成的实物档案,具体包括:

1.各单位获得的国家级、省部级和市级重要的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册;

2.上级领导、知名人士、有关单位赠送给各单位的题词、字画、工艺品;

3.各单位对外交往中获赠的珍贵纪念品;

4.各单位在组织各种重大活动中形成的纪念品;

5.历次机构改革废止的旧印章;

6.其它有保存价值的实物。

(二)整理方法

1.实物以件(成套实物为一件)为单位进行整理、按形成时间先后顺序排列。

2.实物档号编制采用四段式格式:全宗号-实物档案门类代码(SW)-保管期限-件号。近几年办理过实物档案移交的部分立档单位,本次归档件号接续之前顺序号。

3.档号标签的位置:将平面实物(如牌匾等)档号填写在口取纸上粘贴在实物背面右上方,立体实物(如奖杯等)将档号填写在口取纸上粘贴在实物底座处,标签位置以保持实物原貌为宜。

整理结束后,现场拍摄实物档案照片,照片按数码照片整理规范进行归档。

4.编制目录和封面

以件(套)为单位填写归档实物目录表格,内容有:序号、档号、题名、授奖单位、形成时间、实物种类、载体类型、保管期限、数量、规格(CM)、互见号、备注等(附件1)。

封面包括:归档实物目录、全宗名称、全宗号、保管期限、

起止年度、数量和整理时间(附件2)。

三、加强领导,确保移交工作按时完成

1.各部门(单位)、直属公司要高度重视,落实责任。安排专人做好档案整理移交工作,任何单位或个人不得将实物档案拒绝归档或据为己有。因特殊情况暂时无法移交实物档案的单位,须向党政办公室做出书面申请,并经同意后方可暂缓移交。对不按期限、不按规定移交实物档案的或丢失实物档案的单位,由市档案局按照《中华人民共和国档案法》及相关法律法规依法查处。

2.各部门(单位)、直属公司要早安排,仔细梳理,认真查找本单位获得的各种实物,做到应归尽归,齐全完整,避免出现丢失、漏交现象。2011年之前未能移交的重要实物档案和十年来新形成的实物档案严格如期按移交安排表(附件3)分批向党政办公室移交。

3.各单位要认真填写项目内容,做到准确完整。向党政办公室移交实物档案时,连同归档实物目录一并移交,《实物档案移交(接收)清册》(附件4)一式三份,交接双方签字盖章后两份随同档案移交,一份由立档单位保管,放入全宗卷内,以作查考凭证。

附件:1.归档实物目录

2.归档实物目录封面

3.2011—2021年实物档案移交安排表

4.实物档案移交(接收)清册

银川经济技术开发区党政办公室

2022年6月14日

(此件公开发布。联系人:田媛,电话:8688306,13323506561)